Hyväksyntään perustuvat digitaaliset käyntikortit: Älykkäämpi työnkulku HR-tiimeille

HR-tiimien on usein annettava digitaalisia käyntikortteja tietyille työntekijäryhmille. Myyntitiimit tarvitsevat niitä. Rekrytoijat tarvitsevat niitä. Johto tarvitsee niitä. Mutta monet muut työntekijät eivät tarvitse niitä.

Haaste on yksinkertainen: Miten luot digitaalisia käyntikortteja valituille työntekijöille suunnittelematta jokaista erikseen tai sallimatta luvattomien versioiden luomista?

QRCodeChimp tuki jo yksilöllisten ja joukkomuotoisten digitaalisten käyntikorttien luomista. Monet organisaatiot halusivat kuitenkin hallitumman prosessin, jossa työntekijät lähettävät tietonsa lomakkeen kautta ja henkilöstöhallinto hyväksyy pyynnön ennen kortin luomista.

Juuri tätä uusi hyväksyntään perustuva digitaalinen käyntikorttityönkulku tarjoaa. Näin tämä päivitys toimii ja miten se auttaa HR-tiimejä luomaan kortteja skaalautuvasti paremmalla hallinnalla ja tehokkuudella.

Haaste: Työntekijät tarvitsevat kortteja, henkilöstöhallinto tarvitsee valvontaa

Tarkastellaanpa joitakin ongelmia, joita HR-tiimit saattavat kohdata luodessaan työntekijöiden digitaalisia käyntikortteja laajamittaisesti. 

Ei virtaviivaistettua digitaalisten korttien pyyntö- ja hyväksymisprosessia

Monet organisaatiot haluavat digitaalisia käyntikortteja vain valituille työntekijöille. Ilman asianmukaista pyyntöjärjestelmää HR päätyy kuitenkin luomaan kortteja manuaalisesti tai hallinnoimaan hajanaisia ​​laskentataulukoita. HR-tiimit tarvitsevat yksinkertaisen tavan, jolla työntekijät voivat lähettää tietonsa, ja jäsennellyn prosessin pyyntöjen hyväksymiseksi ennen kortin luomista.

Epäjohdonmukaisuus aloilla, suunnittelussa ja brändäyksessä

Jos työntekijät luovat omat digitaaliset käyntikorttinsa itsenäisesti, he saattavat käyttää erilaisia ​​asetteluja, värejä tai rakenteita. Tuloksena on ristiriitaisia ​​brändiversioita, jotka aiheuttavat hämmentävän kokemuksen asiakkaille, kumppaneille ja kaikille tiimisi kanssa vuorovaikutuksessa oleville.

Kaikkien digitaalisten korttien seuraaminen

Organisaation kasvaessa jokaisen työntekijän kortin seuranta vaikeutuu. Manuaalinen seuranta on altis virheille, kaksoiskorteille ja vanhentuneille tiedoille, jotka voivat antaa negatiivisen kuvan yrityksestä.

Vain jos luontipyyntöjen hyväksymiseen olisi virtaviivaistettu prosessi, eikö niin?

Jatka lukemista, sillä juuri sen tämä päivitys antaa sinulle mahdollisuuden. 🤩

Ratkaisu: QRCodeChimpn hyväksyntään perustuva digitaalinen käyntikorttityönkulku

QRCodeChimp voit luoda hyväksyntään perustuvia työnkulkuja digitaalisille käyntikorteille. 

Aloitat luomalla päämallina toimivan massatiedostoerän ja luot siitä sitten lomakkeen. Työntekijät lähettävät tietonsa tämän lomakkeen kautta, ja sinä valitset, luodaanko heidän korttinsa välittömästi vai vasta HR:n hyväksynnän jälkeen. 

Tämä antaa työntekijöille yksinkertaisen tavan pyytää kortteja ja säilyttää samalla täyden hallinnan HR:n käsissä.

Katsotaanpa tämän uuden ominaisuuden tärkeimpiä kohokohtia:

• Työntekijät lähettävät tietonsa jäsennellyllä lomakkeella.
• HR voi hyväksyä tai hylätä pyynnöt ennen kortin luomista.
• Pidä kentät yhdenmukaisina kaikissa korteissa.
• Jokainen luotu kortti pysyy järjestettynä QR-koodin sisällä. 
• Koko järjestelmä skaalautuu helposti jopa suurille tiimeille.

Miten se hyödyttää henkilöstöhallintoa ja vähentää heidän yleiskustannuksiaan?

Tämä työnkulku vähentää merkittävästi HR:n manuaalista työtä pitäen samalla koko prosessin strukturoituna ja hallittuna. Sen sijaan, että työntekijät seuraisivat, kuka tarvitsee digitaalisen käyntikortin, ja loisivat jokaisen manuaalisesti, he lähettävät omat tietonsa yksinkertaisen lomakkeen kautta aina, kun he tarvitsevat kortin.

HR:n ei enää tarvitse ylläpitää listoja, seurata sähköposteja tai hallita hajanaisia ​​pyyntöjä. Jos hyväksynnät ovat käytössä, HR yksinkertaisesti tarkistaa lähetyksen ja hyväksyy sen. Hyväksynnän jälkeen digitaalinen käyntikortti luodaan automaattisesti ennalta määritetyn mallin avulla ja jaetaan työntekijän kanssa.

Tämä lähestymistapa pitää kaikki kortit yhdenmukaisina ja vaatimustenmukaisina, samalla kun työntekijät voivat luoda kortteja tarvittaessa. HR ylläpitää täydellistä valvontaa ilman mikromanagerointia, mikä tekee järjestelmän skaalautumisesta helppoa, vaikka tiimit kasvaisivat tai roolit vaihtuisivat usein.

Siirtämällä korttien luomisen työntekijöille ja rajoittamalla henkilöstöhallinnon roolin yksinkertaisiin hyväksyntöihin, tämä työnkulku vähentää merkittävästi henkilöstöhallinnon työmäärää ja jatkuvia hallinnollisia kuluja.

Vaiheittainen opas: Hyväksyntäpohjaisten työnkulkujen määrittäminen digitaalisten käyntikorttien luomista varten

Hyväksyntäpohjaisen työnkulun määrittäminen digitaalisten käyntikorttien luomiseksi on helpompaa kuin luuletkaan. Aloita noudattamalla näitä yksinkertaisia ​​ohjeita.

Vaihe 1: Luo digitaalisten käyntikorttiesi rakenne

Tässä vaiheessa luot digitaalisen käyntikorttirakenteen, jota noudatetaan kaikissa työntekijöiden luomissa digitaalisissa korteissa. Ajattele sitä päämallina. 

1.1 Siirry Digitaalinen käyntikortti ratkaisu ja ota käyttöön joukkolataus. 

1.2 Sisältö-välilehdellä voit luoda ja hallita digitaalisten käyntikorttiesi rakennetta lisäämällä, poistamalla tai järjestämällä kenttiä uudelleen tarpeidesi ja suunnitteluasetuksesi mukaan.

1.3 Tallenna QR-koodien joukkoerä. 

Vaihe 2: Luo lomake digitaalisilla käyntikorttikentillä

Kun olet tallentanut joukkotiedostosi, siirry kohtaan Lomake QR-koodiratkaisu ja noudata näitä vaiheita. 

2.1 Valitse sivun koodi (URL) ja lomakkeen ulkoasu.

2.2 Lisää lomakekentät. Varmista, että nämä kentät vastaavat digitaalisen käyntikorttisi rakenteeseen lisäämiäsi kenttiä. 

2.3 Ota käyttöön vaihtoehto ”Ota aloitussivun luonti käyttöön lomakkeen lähettämisen yhteydessä”. 

2.4 Aseta aloitussivun tyypiksi Digitaaliset käyntikortit ja valitse edellisessä vaiheessa tallentamasi joukko. 

2.5 Napsauta ”Avaa kenttien yhdistämisikkuna” ja yhdistä lomakekentät digitaalisen käyntikorttisi kenttiin. 

2.6 Valitse, haluatko digitaalisten käyntikorttien luotavan heti lomakkeen lähettämisen jälkeen vai manuaalisen hyväksyntäsi jälkeen. 

2.7 Tallenna lomakkeen QR-koodi ja jaa URL-osoite työntekijöidesi kanssa. 

Vaihe 3: Hyväksy digitaalisten käyntikorttien luominen

3.1 Valitse ”Valitse, milloin laskeutumissivu luodaan” -osiossa ”Lähetettyjen lomakevastausten manuaalisen hyväksynnän jälkeen”.

3.2 Siirry kohtaan ”Lomakkeen vastaukset”" ja tunnista oikea lomake käyttämällä "Lomakkeen nimi" -kenttää" syötit luomisen aikana. Napsauta ”Näytä vastaukset” nähdäksesi kaikki lähetykset ja sitten Hyväksyä or Hylätä niitä tarpeen mukaan.

3.3 Saadaksesi sähköposti-ilmoituksia lomakkeen lähettämisestä, ota käyttöön ”Lähetä sähköposti-ilmoitus hyväksymispyynnöstä” -vaihtoehto ja lisää sähköpostiosoite, johon haluat vastaanottaa sähköpostit. 

Kun olet hyväksynyt pyynnön, digitaalinen käyntikortti lähetetään kortin omistajalle sähköpostitse. Kunkin uuden kortin tiedot lisätään joukkorekisteriin, joten voit hallita kaikkea yhdessä paikassa.

Tämän työnkulun avulla henkilöstöhallinnon ei tarvitse hallita korttien luomista ennakoivasti. Työntekijät pyytävät digitaalisia käyntikortteja vain tarvittaessa, ja henkilöstöhallinto yksinkertaisesti hyväksyy ne. Tämä poistaa manuaalisen seurannan ja vähentää jatkuvaa hallinnollista työtä.

Hyväksyntään perustuvien digitaalisten käyntikorttien edut henkilöstöpäälliköille

Hyväksyntään perustuva työnkulku antaa HR-tiimeille tarvitsemansa rakenteen pitäen samalla prosessin helpona työntekijöille. Tässä ovat tärkeimmät edut.

✅ Kortin luonti pyynnöstä ja hyväksynnästä (minimaalisella HR-työllä)

Työntekijät voivat lähettää tietonsa yksinkertaisen lomakkeen kautta, ja HR voi hyväksyä jokaisen pyynnön ennen digitaalisen käyntikortin luomista. Tämä varmistaa, että vain oikeat työntekijät saavat kortit ilman manuaalista seurantaa tai hajanaisia ​​tietoja.

HR:n ei enää tarvitse seurata, kuka kortin tarvitsee, tai luoda sitä manuaalisesti. Työntekijät tekevät pyynnöt, ja HR yksinkertaisesti hyväksyy ne, mikä vähentää päivittäistä työmäärää.

🎨 Säilytä johdonmukaisuus suunnittelussa, rakenteessa ja korttikentissä

Jokainen kortti noudattaa samaa asettelua ja brändityyliä. HR asettaa mallin kerran, ja jokainen työntekijäkortti pysyy yrityksen standardien mukaisena.

⚠️ Valvo kortin luomista ja vähennä väärinkäytön riskiä

HR tarkistaa jokaisen lähetyksen ennen kortin luomista estäen luvattoman tai virheellisen tiedon julkaisemisen.

💻 Hallitse kaikkia luotuja digitaalisia käyntikortteja yhdessä paikassa

Kaikki kortit pysyvät yhteydessä samaan joukkoon. HR voi tarkastella, suodattaa ja hallita niitä yhdestä laskentataulukosta ilman, että hajallaan olevia sähköposteja tai tiedostoja tarvitsee lajitella.

💼 Mahdollistaa uusien työntekijöiden nopeamman perehdytyksen

Uudet työntekijät täyttävät lomakkeen, ja HR hyväksyy heidän korttinsa nopeasti. Ei manuaalista suunnittelutyötä, ei viivästyksiä eikä epäjohdonmukaisuuksia.

Paketoida

Hyväksyntäpohjaiset työnkulut vähentävät henkilöstöhallinnon työmäärää poistamalla manuaalisen korttien luomisen, seurannan ja seurannan. Työntekijät pyytävät kortteja yksinkertaisen lomakkeen kautta, ja henkilöstöhallinto tarkistaa ja hyväksyy ne säilyttäen samalla täyden hallinnan.

Tämä päivitys antaa HR-tiimeille selkeämmän ja luotettavamman järjestelmän työntekijäkorttien luomiseen ja hallintaan laaja-alaisesti. Se estää väärinkäytöksiä, vähentää virheitä ja ylläpitää yrityksesi identiteettiä kaikissa korteissa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä