QR-koodilla myytävät tapahtumaliput: suunnittelu, parhaat käytännöt ja vältettävät virheet

Tapahtumien sisäänkirjautumisongelmat alkavat harvoin sisäänkäynniltä. Ne alkavat yleensä aikaisemmin, kun lippusääntöjä, validointivastuita tai varaprosesseja ei ole määritelty selkeästi.

Lippu voidaan välittää toiselle henkilölle. Eri sisäänkäyntien henkilökunta voi noudattaa eri sääntöjä. Kolmen päivän lippu voi lakata olemasta voimassa ensimmäisen päivän jälkeen. Vieraat saattavat saapua paikalle ilman lippuja valmiina, kun taas sisäänpääsytiimillä on vaikeuksia varmistaa, kuka pääsee sisään.

QR-koodilla tehtävät liput voivat estää monia näistä ongelmista, mutta pelkkä QR-koodi ei riitä. Järjestäjät tarvitsevat täydellisen prosessin lippujen luomiseen, turvalliseen toimittamiseen, sisäänpääsyn validointiin ja poikkeusten hallintaan.

Tämä opas selittää, miten QR-koodilla tehtävä lippujen osto toimii, mitä on päätettävä ennen lippujen kirjoittamista ja miten vältetään yleisiä virheitä lähtöselvityksessä.

Mitä on QR-koodilipunmyynti?

QR-koodilla toimiva lipunmyynti on järjestelmä, jossa jokainen osallistuja saa lipun, joka sisältää yksilöllisen QR-koodin. Valtuutettu henkilökunta skannaa koodin sisäänkäynnillä varmistaakseen, onko lippu voimassa ja onko se saavuttanut sallitun skannausrajan.

Lippu voidaan näyttää puhelimessa tai tulostaa. Tärkeää on, että jokainen osallistuja saa erillisen koodin, jossa on selkeästi määritellyt sisäänpääsyehdot.

QR-koodilla tehtävän tikettien käsittelyn työnkulku kattaa tyypillisesti neljä toisiinsa liittyvää tehtävää:

1. Yksilöllisen lipun myöntäminen jokaiselle osallistujalle
2. Lipun toimittaminen yksityisesti
3. Vahvistaminen tapahtumassa
4. Läsnäolon kirjaaminen sisäänkirjautumisen jälkeen

Lipunmyynnin ei aina tarvitse sisältää maksujen käsittelyä. Järjestäjä voi kerätä ilmoittautumisia tai maksuja toisen alustan kautta ja käyttää QR-koodilla toimivaa lippujärjestelmää kulkulupien myöntämiseen, sisäänpääsyn valvontaan ja läsnäolon seurantaan.

Tapahtuman QR-koodit ja tapahtumalippujen QR-koodit ovat erilaisia

👉 An Tapahtuman QR-koodi jaetaan yleensä julkisesti. Sen avulla ihmiset voivat tarkastella tapahtuman tietoja, löytää paikan, tarkistaa aikataulun tai päästä ilmoittautumis- tai lipunmyyntisivulle.

👉 An Tapahtumalipun QR-koodi myönnetään yksityisesti osallistujalle. Sitä käytetään kyseisen henkilön lipun varmentamiseen ja sisäänpääsyn valvontaan.

Käytä tapahtuman QR-koodia mainostaaksesi tapahtumaa. Käytä tapahtumalipun QR-koodia sen jälkeen, kun joku on rekisteröitynyt, saanut hyväksynnän tai ostanut sisäänpääsyn.

Näin QR-koodilla myytävät liput toimivat

Tyypillinen QR-koodilla tehtävä tikettien ostoprosessi koostuu viidestä vaiheesta.

1. Osallistujatieto luodaan

Järjestäjä syöttää osallistujien tiedot yksitellen, lataa olemassa olevan osallistujaluettelon tai kerää tiedot rekisteröintilomakkeen kautta.

2. Yksilöllinen lippu myönnetään

Järjestelmä luo erillisen lipun ja QR-koodin kyseiselle osallistujalle. Lippu voi sisältää vieraan nimen, tapahtuman tiedot, istumapaikan, vyöhykkeen, lippuluokan ja sisäänpääsyohjeet.

3. Lippu jaetaan osallistujan kanssa

Yksittäin luodun lipun järjestäjä avaa tapahtumalipun QR-koodin kojelaudassa ja valitsee Jaa lippu sähköpostitse.

Joukko- tai lomakepohjaista luontia varten järjestäjät voivat ottaa käyttöön automaattisen tikettien jakamisen uusille tietueille. Kun tämä asetus on käytössä, jokainen tiketti lähetetään sähköpostitse tietueen luomisen jälkeen. Muussa tapauksessa järjestäjä voi avata tikettierän ja käyttää Jaa lippu sähköpostitse lähettämään liput.

Osallistuja voi sitten avata lipun puhelimellaan tai ladata sen ennen saapumistaan.

4. Henkilökunta vahvistaa lipun

Sisäänkäynnillä valtuutettu tiimin jäsen skannaa QR-koodin tapahtuman validointijärjestelmän avulla. Tulos näyttää, voidaanko lippu hyväksyä.

5. Läsnäolotiedot päivitetään

Onnistuneen validoinnin jälkeen lipun tila päivitetään. Järjestäjät voivat seurata, kuinka monta osallistujaa on ilmoittautunut ja kuinka montaa vielä odotetaan.

Suunnittele QR-koodilippujen ostoprosessi

Älä aloita suunnittelemalla lippua. Aloita päättämällä, miten sisäänpääsyn tulisi toimia.

👉 Valitse, miten liput luodaan

Oikea luontitapa riippuu siitä, miten osallistujatiedot tavoittavat sinut.

👉 Määrittele maahantulon ja uudelleen maahantulon säännöt

Päätä, kuinka monta kertaa kukin tiketti toimii ennen sen myöntämistä.

Konserttiin tai näytökseen saatetaan vaatia kertaluonteinen sisäänpääsy. Konferenssilippu voi oikeuttaa osallistujat poistumaan ja palaamaan. Festivaalilipun on ehkä toimittava kerran päivässä usean päivän ajan.

Vältä korkean skannausrajan asettamista pelkästä mukavuussyistä. Jokainen onnistunut validointi luo uuden mahdollisuuden saman tiketin jakamiseen.

Tapahtumissa, jotka vaativat tiukempaa valvontaa, yhdistä lippu osallistujan nimeen, jäsenyyteen, rannekkeeseen tai muuhun vahvistusmenetelmään.

👉 Suunnittele useamman päivän pääsy

Usean päivän lipun ei pitäisi sisältää kaikkia sallittuja skannauksia kerralla.

Esimerkiksi kolmen päivän lipun antaminen kolmelle rajoittamattomalle skannaukselle voi sallia kolmen henkilön sisäänpääsyn ensimmäisenä päivänä. Päivittäinen nollaus mahdollistaa saman lipun käytön uudelleen seuraavana tapahtumapäivänä ilman, että saman päivän lippua voi käyttää rajattomasti uudelleen.

QRCodeChimpn Nollaa lukitus päivittäin -vaihtoehto voi palauttaa tiketin sallitun skannauskiintiön määritettynä ajankohtana.

Testaa nollausaika huolellisesti, erityisesti tapahtumien osalta, jotka jatkuvat keskiyön jälkeen.

👉 Määritä validoijat ja sisäänpääsyt

Yksityistilaisuuteen saatetaan tarvita yksi sisäänkirjautumispiste. Konferenssiin, turnaukseen tai festivaaliin saatetaan tarvita useita sisäänkäyntejä.

Päättää:

Kuinka monta validointipistettä toimii
Kuka vahvistaa liput kullekin sisäänkäynnille
Mitkä tiimin jäsenet tarvitsevat käyttöoikeuden
Kuka voi hyväksyä merkintöjen poikkeuksia
Kuinka henkilökunnan tulisi ilmoittaa kiistanalaisista tai mitättömistä lipuista

valtuutettu QRCodeChimp Päätilin ja alatilien käyttäjät voivat käyttää selainpohjaista tapahtumalippujen validaattoria omilla kirjautumistunnuksillaan. Henkilökunnan ei tarvitse jakaa päätilin tunnistetietoja.

👉 Suunnittele lippujen toimitus ja ilmoittautuminen

Lähetä jokainen tukipyyntö yksityisen kanavan kautta. Vältä osallistujatukkien julkaisemista julkisilla sivuilla, jaetuissa kansioissa, sosiaalisessa mediassa tai avoimissa ryhmäkeskusteluissa.

Käytä tunnistettavaa lähettäjän nimeä ja sähköpostin otsikkoriviä, jotta osallistujat löytävät lipun helposti. Muistutus lähellä tapahtumaa voi kannustaa vieraita lataamaan tai tallentamaan sen ennen saapumistaan.

Joukkoluotujen tapahtumalippujen QR-koodien osalta järjestäjät voivat myös kerätä RSVP-vastauksia jakaessaan lippuja sähköpostitse. Tämä auttaa arvioimaan odotettua osallistujamäärää ennen tapahtumaa.

👉 Valmistele varaprosessi

Päätä, mitä henkilöstön tulisi tehdä, kun:

Osallistuja ei löydä lippua
Puhelimen akku on tyhjä
Koodia on vaikea lukea
Osallistujan tiedot vaativat vahvistuksen
Tapahtumapaikan yhteys muuttuu epäluotettavaksi
Lippu näkyy jo käytettynä
Vieras väittää, että lippu lähetettiin eteenpäin ilman lupaa

Joukkoluoduissa tiketeissä pidä saatavilla valtuutettujen osallistujien raportti hallittuna varmistusmenetelmänä. Määritä, kuka voi hyväksyä manuaalisen hyväksynnän ja miten poikkeus kirjataan.

Varmuuskopiolistan tulisi tukea validointiprosessia, ei korvata sitä.

Mitä tietoja tapahtumalipun tulisi sisältää?

Tapahtumalipun tulisi vastata kysymyksiin, joita osallistujalla todennäköisimmin on ennen saapumista ja sisäänkäynnillä seistessään.

Sisältää:

Osallistujan nimi
Tapahtuman nimi
Päivämäärä ja aika
Paikka ja sisäänkäynti
Istuinpaikka, rivi, vyöhyke tai lippukategoria, jos sovellettavissa
Maahantulon tai uudelleenmaahantulon edellytykset
Järjestäjän yhteystiedot
Osallistujan yksilöllinen QR-koodi

Tapahtumasta riippuen voit sisällyttää myös pysäköintitiedot, karttalinkin, esteettömyystiedot, kiellettyjen esineiden tuonti, pukeutumisvaatimukset tai lyhyen aikataulun.

Vältä lipun täyttämistä mainossisällöllä, joka vaikeuttaa pääsytietojen löytämistä. Portilla QR-koodin ja tärkeiden ohjeiden tulisi olla välittömästi näkyvissä.

Brändäys voi tehdä lipusta tunnistettavan, mutta luettavuuden tulisi olla koristeluun nähden etusijalla.

QR-koodilippujen käyttöönotto opiskelijatapahtumissa

Koulujen ja oppilaitosten on ehkä hallittava oppilaita, vanhempia, alumneja, vieraita ja ulkopuolisia osallistujia saman tapahtuman kautta.

Tunnetulle osallistujaluettelolle tikettejä voidaan luoda joukkona käyttämällä yhtä laskentataulukon riviä henkilöä kohden. Avoimissa ilmoittautumisissa osallistujatiedot voidaan kerätä lomakkeen kautta. Hyväksyntäperusteista luontia voidaan käyttää, kun ilmoittautumiset on tarkistettava ennen tikettien myöntämistä.

Valmistujaisseremoniaan saatetaan vaatia yksi sisäänpääsy. Usean päivän kestävä korkeakoulufestivaali saattaa vaatia päivittäisten lippujen uusimisen. Suuremmat kampuksen tapahtumat saattavat vaatia valtuutettua henkilökuntaa useilla sisäänkäynneillä.

Sisäänpääsysäännöt tulee määritellä erikseen kullekin osallistujaryhmälle. Opiskelijat, vanhemmat, esiintyjät, henkilökunta ja ulkopuoliset vieraat eivät välttämättä tarvitse samoja pääsyoikeuksia.

Yhdessä nämä vaiheet antavat koululle tai oppilaitokselle täydellisen opiskelijalippujen QR-koodijärjestelmän – rekisteröinti, hyväksyntä, lipun myöntäminen ja validointi yhdessä työnkulussa.

Yleisiä QR-koodin lippujen ostovirheitä ja niiden välttäminen

⚠ Käyttämällä yhtä QR-koodia jokaista osallistujaa kohden

Jaetulla koodilla ei voi selvittää, kuka henkilö on saapunut tai onko samaa lippua käytetty uudelleen.

Luo jokaiselle osallistujalle yksilöllinen tiketti, kun pääsynvalvonnalla tai läsnäolon seurannalla on merkitystä.

⚠ Kopioitujen lippujen riskin huomiotta jättäminen

Henkilö voi kopioida tai lähettää edelleen lipun kuvan. Jokainen kopio sisältää saman QR-koodin.

Kertakäyttövahvistuksessa vain ensimmäinen hyväksytty skannaus toimii. Myöhemmät yritykset näkyvät jo käytettyinä tai lukittuina. Jos luvaton henkilö kuitenkin saapuu ensin, aito osallistuja voidaan hylätä myöhemmin.

Yksityinen toimitus ja lisähenkilöllisyyden tarkastukset voivat vähentää tätä riskiä maksullisissa, rajoitetuissa tai arvokkaissa tapahtumissa.

⚠ Väärän skannausrajan valitseminen

Kertalippu voi lukittua liian aikaisin, jos uudelleensyöttäminen on sallittua. Useamman skannauksen lippu voi antaa useammalle ihmiselle mahdollisuuden käyttää samaa koodia kuin on tarkoitettu.

Dokumentoi sääntö jokaiselle tikettiluokalle ja testaa sitä ennen tikettien lähettämistä.

⚠ Testaus oikeilla osallistujalipuilla testilippujen sijaan

Aitojen osallistujalippujen skannaaminen asennuksen aikana voi kuluttaa heidän sallitun sisäänpääsynsä.

Luo erilliset testiliput henkilöstön koulutusta ja harjoituksia varten.

⚠ Sisäänpääsyharjoituksen ohittaminen

Onnistunut QR-koodin skannaus ei todista, että koko sisäänkirjautumistoiminto on valmis.

Testi:

Henkilökunnan kirjautumiset
Laitteen kamerat
Tapahtumapaikan yhteys
Tapahtuman valinta
Lippujen tilaviestit
Useita samanaikaisia ​​validointeja
Porttikyltit
Poikkeusten käsittely

Suuremmissa tapahtumissa suorita lyhyt simulaatio, jossa useat tiimin jäsenet validoivat eri testilippuja samanaikaisesti.

⚠ Tapahtumapaikan yhteyden testaamisen epäonnistuminen

Selainpohjainen validointi ja reaaliaikaiset läsnäolopäivitykset edellyttävät luotettavaa internetyhteyttä.

Testaa mobiilidataa ja tapahtumapaikan Wi-Fi-yhteyttä jokaisella sisäänkäynnillä, ei vain päätapahtumatilassa. Harkitse varamobiiliyhteyksien käyttöä kriittisissä sisäänkäyntipisteissä.

⚠ QR-koodin ylisuunnittelu

Mukautetut värit ja muodot voivat tukea tapahtuman brändäystä, mutta koodin on silti oltava riittävän kontrastin, tyhjän tilan ja sopivan koon mukainen.

Testaa lopullista lippua eri puhelimilla ja tapahtumapaikan odotetuissa valaistusolosuhteissa.

⚠ Osallistujien perehdyttämättä jättäminen

Kerro osallistujille:

Mitä sisäänkäyntiä käyttää
Kun ovet avautuvat
Onko paluu sallittu
Mitä heidän on esitettävä
Pitäisikö heidän ladata lippu etukäteen

Selkeät ohjeet vähentävät viivästyksiä ja riitoja sisäänkirjautumisessa.

Kun tarvitset myös lipunmyyntialustan

Joidenkin järjestäjien tarvitsee vain kirjoittaa liput, vahvistaa sisäänpääsy ja seurata läsnäoloa. Toiset taas tarvitsevat laajemman kaupallisen järjestelmän, joka käsittelee:

verkkomaksut
Hyvitykset ja peruutukset
Dynaaminen lippujen hinnoittelu
Varattujen paikkojen varasto
Verojen käsittely
Lippujen jälleenmyynti
Monimutkainen tilausten hallinta

QRCodeChimp voi tukea QR-pohjaista lippujen luomista, yksityistä jakelua, validointia, RSVP:tä, sisäänkirjautumista ja läsnäolon seurantaa.

Kun maksu- tai myyntitoimintoja vaaditaan, järjestäjät voivat käyttää erillistä rekisteröinti- tai lipunmyyntialustaa tapahtumaa varten ja QRCodeChimp osallistujan lipun ja sisäänpääsyn työnkulkua varten.

Näin jokainen alusta voi käsitellä sille suunnitellun osan tapahtumaprosessista.

Miten QRCodeChimp sopii työnkulkuun

QRCodeChimp yhdistää lippujen myöntämisen, yksityisen toimituksen, validoinnin ja läsnäolon seurannan yhdeksi yhdistetyksi QR-koodilla toimiva lipunmyynti- ja lähtöselvitysjärjestelmä.

Järjestäjät voivat luoda tikettejä yksittäin, joukkona tai lomakkeiden lähettämisen kautta. He voivat määrittää skannausrajoituksia, tukea usean päivän sisäänpääsyä, tarjota validointioikeudet valtuutetuille tiimin jäsenille ja käyttää selainpohjaista työkalua tikettien validointiin.

Joukkoluotujen tapahtumalippujen QR-koodien osalta järjestäjät voivat myös kerätä RSVP-vastauksia, seurata reaaliaikaisia ​​​​osallistujamääriä ja ladata raportteja, jotka sisältävät osallistuja- ja vahvistustiedot.

Lopullinen ajatuksia

QR-koodilla tehtävä lipunmyynti toimii parhaiten, kun sitä käsitellään sisäänpääsyprosessina, ei pelkästään lippuun sijoitettuna koodina.

Päätä, miten tiketit luodaan, kuinka monta kertaa kukin tiketti toimii, kuka voi vahvistaa sen ja mitä henkilöstön tulisi tehdä, kun jokin menee pieleen.

Testaa koko työnkulku ennen lippujen jakelua, erityisesti monipäiväisten tapahtumien, rajoitetun pääsyn tai useiden sisäänkäyntien tapahtumapaikkojen osalta.

Hyvin suunniteltu prosessi sujuvoittaa osallistujien saapumiskokemusta ja antaa tapahtumatiimille paremman hallinnan pääsyn, läsnäolon ja poikkeusten suhteen.

Usein kysyttyjä kysymyksiä