Miksi tapahtumien paperiset ilmoittautumislomakkeet maksavat liidejä (ja mitä käyttää niiden sijaan)

Paperilomake on halvin ja samalla kallein tapa kerätä liidejä tapahtumassasi. Ilmoittautumislomakkeen tulostaminen ei maksa juuri mitään. Mutta siihen mennessä, kun joku on selvittänyt käsialan, kirjoittanut rivit taulukkoon ja lähettänyt sähköpostia jo eteenpäin siirtyneelle potentiaaliselle asiakkaalle, tuo "vapaa" lomake on polttanut pois sen yhden asian, jonka tapahtuma todella antaa: lämpimän liidin, joka on valmis kuulemaan sinusta juuri nyt.

Yhteystiedot ovat ensin leikepöydällä, sitten laukussa ja lopuksi tapahtuman jälkeisessä tiedonsyöttöjonossa, kunnes kauan sen jälkeen, kun potentiaalinen asiakas on lakannut ajattelemasta sinua. Useimmat tiimit eivät koskaan näe tätä kustannusta, koska se ei koskaan näy numerona budjetissa. Se näkyy kylminä liideinä.

Tässä artikkelissa eritellään, mistä paperilomakkeet vuotavat liidejä, miksi vahingot ovat suurempia kuin miltä ne näyttävät ja miksi QR-koodilla toimivat liidienkeruulomakkeet tapahtumiin ovat oikea vaihtoehto.

Liidi, josta olet jo maksanut ja jonka olet menettänyt

Useimmat tiimit mittaavat tapahtumia keräämiensä liidien määrällä. Leikepöydällä oleva luku tuntuu onnistumiselta. Mutta liidin kerääminen ja liidin muuntaminen ovat kaksi eri asiaa, ja niiden välinen kuilu on se kohta, jossa useimpien tapahtumien budjetit hiljaa katoavat.

Kojun asiakaspalautteesta on hyötyä vain, jos joku ottaa yhteyttä keskustelun ollessa vielä tuore. Lomakkeet kerätään, keskustelut käydään ja sitten tiedot jumiutuvat kansioon tai tiedonsyöttöjonoon. Siihen mennessä, kun joku ottaa yhteyttä, hetki, joka teki liidistä arvokkaan, on yleensä jo ohi.

Joten todellinen kysymys ei ole "kuinka monta lomaketta täytimme?", vaan "kuinka moni näistä ihmisistä sai meiltä vastauksen, vaikka he vielä muistivat keskustelun?" Paperilomakkeiden kohdalla rehellinen vastaus on yleensä "ei montaa, eivätkä ne tule nopeasti".

Mitä paperi oikeasti maksaa

Paperilomakkeet epäonnistuvat pienillä, tavallisilla tavoilla, jotka yhdessä aiheuttavat tulonmenetyksiä. Mikään niistä ei tunnu dramaattiselta sillä hetkellä. Juuri siksi ne on helppo jättää huomiotta.

⚠ Nopeus: kuumin liidisi jäähtyy kansioon

Se hetki, kun joku täyttää lomakkeen kojullasi, on hetki, jolloin he ovat eniten kiinnostuneita. He juuri puhuivat kanssasi. He muistavat, miksi he välittävät.

Seurantanopeutta koskeva tutkimus on johdonmukaista ja sitä on vaikea kiistää. MIT:n ja InsideSales.comin vuoden 2007 tutkimus havaitsi, että liidin hyväksymisen todennäköisyys laskee noin 21-kertaisesti, kun ensimmäinen yhteydenotto tulee 30 minuutin kohdalla viiden sijaan. Ja Harvard Business Review'n vuoden 2011 tilintarkastus Yli 2 000 yrityksestä tehdyssä tutkimuksessa havaittiin, että keskimäärin yrityksiltä kesti noin 42 tuntia vastata saapuvaan liidiin, ja lähes neljännes ei koskaan vastannut ollenkaan. Nämä luvut kattavat pikemminkin verkossa tulleet liidit kuin erityisesti tapahtumat, mutta opetus on suora: mitä pidempi on kiinnostuksen ja jatkon välinen aika, sitä vähemmän liidi on arvokas.

Paperi takaa, että menetät tuon ikkunan. Tiedot lukitaan sivulle, kunnes joku syöttää ne manuaalisesti, yleensä päiviä tapahtuman päättymisen jälkeen. Et voi ottaa yhteyttä viiden minuutin kuluttua, kun yhteystiedot ovat edelleen laukussa hotellissa.

⚠ Luettavuus: käsiala, jota et voi lukea, on johtolanka, johon et yltää

Kojussa on meluisa, täynnä ja kiireinen tunnelma. Ihmiset kirjoittavat raapustuksia. Sähköpostiosoitteisiin tulee väärä kirjain. Puhelinnumerot sumenevat. Yksikin lukukelvoton merkki sähköpostissa tarkoittaa, että jatkoviesti palautuu ja liidi on yksinkertaisesti poissa.

Maksoit ansaitaksesi tuon henkilön mielenkiinnon. Huono kynä ja epävakaa pinta pyyhkivät sen pois.

⚠ Manuaalinen syöttö: työtunteja, jotka viivästyttävät jokaista seurantaa

Tapahtuman jälkeen jonkun on kirjoitettava jokainen lomake taulukkolaskentaohjelmaan tai asiakkuudenhallintajärjestelmään. Kiireisessä tapahtumassa se on tuntikausia tylsää työtä, ja se on vaihe, joka todennäköisimmin siirtyy "ensi viikolle".

Jokainen litterointiin käytetty tunti on tunti, jonka potentiaalinen asiakas käyttää odottamiseen. Myös manuaalinen syöttö aiheuttaa virheitä, joten jopa luettavat liidit vioittuvat matkalla järjestelmääsi.

⚠ Puuttuva konteksti: nimi ja sähköpostiosoite, joihin edustajasi eivät voi reagoida

Leikepöydälle tallennetaan yhteystiedot. Se harvoin tallentaa, mistä keskustelussa oikeastaan ​​oli kyse. Kysyikö tämä henkilö hinnoittelusta? Vertailiko hän toimittajia? Tarvitsiko hän yritystilauksen vai halusiko hän soittopyynnön ensi viikolla?

Juuri tuo konteksti tekee jatkoyhteydenotosta merkityksellisen. Ilman sitä jopa täysin luettava liidi saa saman yleisen "kiitos käynnistä osastollamme" -sähköpostin kuin kaikki muutkin, minkä potentiaaliset asiakkaat usein jättävät huomiotta. Myyjä saattaa raapustella viestin marginaaliin, mutta nuo viestit on helppo lukea väärin myöhemmin tai ne katoavat kokonaan. Yksityiskohdat, jotka olisivat tehneet jatkoyhteydestä merkityksellisen, katoavat osaston ja pöydän väliin.

⚠ Kadonneet ja orvot lomakkeet: liidit, joita kukaan ei omista

Paperit katoavat. Arkit jäävät pöydille, putoavat kuljetuksen aikana tai sekoittuvat esitteisiin. Ja säilyneet lomakkeet saapuvat usein ilman omistajaa. Niille ei ole liitetty nimeä, ei nimettyä edustajaa, vain jaettu kansio, jonka kaikki olettavat jonkun muun käsittelevän.

Liidi, jota kukaan ei omista, on liidi, jota kukaan ei seuraa.

Miksi tämä on tulo-ongelma, ei hallinnollinen ongelma

On houkuttelevaa luokitella kaikki tämä "back office -hämmennyksen" alle. Se ei ole. Hidas ja sotkuinen tallennus ratkaisee, kuka voittaa sopimuksen.

Tässä kohtaa nopeusongelma muuttuu kilpailuksi. Sama Harvard Business Review'n tutkimus osoitti, että yritykset, jotka vastasivat tunnin sisällä, tavoittivat ja hyväksyivät liidin paljon todennäköisemmin kuin ne, jotka odottivat edes hieman kauemmin. Eräässä tapahtumassa potentiaalinen asiakkaasi tapasi tusinan toimittajaa samasta kategoriasta yhden iltapäivän aikana. Se, joka ottaa ensimmäisenä yhteyttä, niin kauan kuin keskustelu on tuoretta, luo sävyn koko suhteelle.

Kun kilpailijasi skannaa lomakkeen ja lähettää henkilökohtaisen sähköpostin kojulta, ja sinä lähetät yleisen viestin neljä päivää myöhemmin täytettyäsi tiedot leikepöydältäsi, et ole menettänyt vain aikaa. Menetit myös asemaasi. Siihen mennessä viestisi kuulostaa kylmältä yhteydenotolta jollekulle, joka on jo aloittanut keskustelun jonkun toisen kanssa.

Toinenkin kustannus on olemassa. Paperia ei voi mitata. Sinulla ei ole tietoa siitä, mikä kyltti, mikä sessio tai mikä edustaja herätti eniten kiinnostusta. Tapahtumat pysyvät mustana laatikkona, kun taas jokainen digitaalinen kanavasi jäljitetään dollariin asti.

Mitä käyttää sen sijaan

Ratkaisu ei ole leikepöydän kovempi työstäminen, vaan liidin tallentaminen digitaalisesti keskustelun hetkellä, jotta data on puhdasta, omistettua ja valmiina jatkotoimiin ennen kuin potentiaalinen asiakas kävelee pois.

Vaihtoehtoja on muutama, eivätkä ne ole samanarvoisia:

• Merkkiskannerit ovat nopeita, mutta käytettävissäsi on vain järjestäjän koodaamat tiedot, et usein voi mukauttaa kenttiä ja saatat odottaa päiviä saadaksesi päätiedoston esityksen jälkeen.
• käyntikortteja luot silti pinon, joka sinun on litteroitava, mikä palauttaa sinut suoraan käsin syöttöongelmaan.
• NFC-napautuksilla toimivat hyvin kahdenkeskisessä verkotuksessa, mutta tarvitsevat yhteensopivan laitteiston ja tunnisteen jokaista kosketuspistettä varten.
• QR-koodilomakkeet Laita skannattava koodi mille tahansa pinnalle ja avaa mobiililomake potentiaalisen asiakkaan omalla puhelimella. Ei sovellusta, ei laitteistoa, ei erityistä tunnistetta.

Useimmille kojuja, pöytiä ja sessioita järjestäville tiimeille QR-liidien keräämislomakkeet tapahtumiin ovat joustavin ja kitkattomin vaihtoehto. Ne toimivat bannerin, pöytäkortin, nimikyltin tai dian parissa, ja potentiaalinen asiakas täyttää ne sekunneissa käyttämällä jo kädessään olevaa laitetta.

Miten QR-liidien tallennus muodostuu tapahtumiin todella toimii

Näin paperin korvaaminen näyttää käytännössä: QRCodeChimp.

Luodaan Lomake QR-koodi täsmälleen samoilla kentillä, jotka määrittävät liidin tiimillesi: nimi, sähköpostiosoite, yritys, kiinnostuksen kohde – mitä tahansa tarvitsetkin. Aseta se kojukyltteihin, pöytäkortteihin, kaulanauhoihin ja henkilökunnan nimikyltteihin. Potentiaalinen asiakas skannaa sen ja täyttää lomakkeen puhelimellaan sekunneissa – ei leikepöytää tai käsin kirjoitettua tekstiä.

Sillä hetkellä kun he alistuvat, reaaliaikaiset tekstiviesti- ja sähköpostihälytykset Ilmoita tiimillesi. Myyjä voi ottaa yhteyttä jo potentiaalisen asiakkaan ollessa hänen edessään tai ennen kuin hän poistuu paikalta. Juuri tämän lyhyt esittely tekee mahdottomaksi.

Koska lomake yhdistyy järjestelmiisi CRM-, Zapier- ja API-integraatiotJokainen liidi päätyy myyntiputkeesi jo strukturoituna ja määritettynä. Ei jälkikirjoitusta, ei transkriptiovirheitä tai orpoja lomakkeita. Seuranta voi alkaa samaan aikaan, ei samalla viikolla.

Koodit ovat dynaaminen, joten jos huomaat kirjoitusvirheen tai sinun on ohjattava lomake toiseen kampanjaan kesken tapahtuman, voit päivittää sen tulostamatta uudelleen yhtäkään banneria. Tulostettu koodi pysyy samana, vaikka kohde muuttuu.

Jokainen skannaus syöttää myös Analytics: kuinka monta ihmistä skannasi, milloin, missä ja millä laitteella. Tapahtumasi tuottavat lopulta samanlaista attribuutiodataa kuin verkkokanavasi. Ja koska voit luoda erillisen koodin jokaiselle sijoittelulle, voit laittaa yhden kojubanneriin, toisen demopöydälle, kolmannen puheenvuorosi viimeiselle dialle ja kolmannen palautekortille ja sitten vertailla skannauksia nähdäksesi tarkalleen, mikä kosketuspiste herätti kiinnostusta. Lakkaat arvailemasta, mikä toimi, ja suunnittelet seuraavan tapahtuman sen ympärille, mikä todella toimi.

Kahdenkeskistä verkostoitumista varten digitaalinen käyntikortti, jossa on sisäänrakennettu liidienkeruulomake antaa edustajiesi jakaa tietonsa ja kerätä potentiaaliset asiakkaat samalla napautuksella, joten yhteydenpito sujuu molempiin suuntiin sen sijaan, että kortti päätyisi laatikkoon.

Paperilomakkeet vs. QR-koodilomakkeet

Näin nämä kaksi lähestymistapaa vertautuvat tapahtuman kannalta tärkeiden asioiden suhteen:

Tekijä	Paperilomakkeet	QR-koodilomakkeet
Aika vangita	Hidas, käsin kirjoitettu	Sekuntia, potentiaalisen asiakkaan puhelimessa
Seurantanopeus	Päivää manuaalisen syötön jälkeen	Minuutteja reaaliaikaisilla hälytyksillä
Tietojen tarkkuus	Virheet ja lukukelvoton käsiala	Puhtaat, strukturoidut kentät
Liidin omistajuus	Usein määräämätön	Reititetään ja osoitetaan automaattisesti
Nimeä	Ei eristetty	Skannaukset, sijainti, laite ja aika
Virheen korjaaminen	Tulosta kaikki uudelleen	Päivitä dynaaminen koodi välittömästi
Hinta per liidi	Näyttää ilmaiselta, vuotaa tuloja	Alhainen, paljon vähemmän jätettä

Kun paperilla on vielä paikkansa

Tämä ei tarkoita, että paperiset viestit pitäisi kokonaan kieltää. Se on järkevä vaihtoehto tilanteisiin, joissa digitaalinen viestintä ei riitä: epätasainen wifi-yhteys tapahtumapaikalla, osallistuja, joka ei ole tottunut käyttämään puhelintaan, tai esteettömyystarve, joka vaatii vaihtoehtoisen ratkaisun. Leikepöydän pitäminen kojulla näitä tapauksia varten on järkevää.

Pointti on siinä, kumpi on oletusarvoinen. Paperin tulisi olla poikkeus, johon turvaudut silloin tällöin, eikä järjestelmä, josta koko seurantasi riippuu. Tee digitaalisesta tallentamisesta tärkein työnkulku ja anna paperin olla hiljaa varalla.

Lopeta maksaminen liideistä, joita et koskaan seuraa

Paperilomakkeet eivät epäonnistu kovaäänisesti. Ne epäonnistuvat hiljaa, yksi kylmä liidi kerrallaan, kauan tapahtuman jälkeen, eikä kustannuksia ole mahdollista jäljittää. Koju, matkat, henkilökunnan työtunnit – kaikki menee hukkaan potentiaalisen asiakkaan takia, joka täytti lomakkeen eikä koskaan kuullut sinusta.

Digitaalinen tallennus paikaa tätä kuilua. Se muuttaa keskustelun puhtaaksi, omaksi ja seurattavaksi liidiksi kiinnostuksen ollessa vielä lämmin, ja se antaa tiimillesi yhden asian, johon paperi ei koskaan pystyisi: nopeuden seurata keskustelua ensimmäisenä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä