Käyntikortit eivät pysy ajan tasalla. Tittelit vaihtuvat, työntekijät vaihtavat tiimejä, puhelinnumerot päivittyvät ja ihmiset lähtevät. Painettujen korttien kanssa jokainen muutos luo uusintapainoksia, viivästyksiä, hukkaa ja yhden asian lisää, jota HR:n on jahdattava.
Digitaaliset käyntikortit HR:lle tarjoavat tiimeille selkeämmän tavan hallita työntekijöiden yhteystietojen jakamista. HR voi myöntää kortteja nopeammin, päivittää tietoja ilman uudelleentulostusta, pitää brändin yhtenäisenä ja keskeyttää kortit työntekijöiden lähtiessä.
Tämä opas näyttää, kuinka HR-tiimit voivat ottaa käyttöön digitaalisia käyntikortteja työntekijöille pienistä pilottiohjelmista koko yrityksen laajuisiin ohjelmiin, samalla kun he säilyttävät hallinnan brändäyksestä, käyttöoikeuksista, päivityksistä ja offboarding-projekteista.
Aloita työntekijöiden digitaalisten käyntikorttien luominen QRCodeChimpn digitaalinen käyntikorttiratkaisu.
- Mikä on digitaalinen käyntikortti ja miksi se päätyy HR:n pöydälle?
- Missä fyysiset käyntikortit maksavat hiljaa HR:lle
- Kuinka HR-tiimit käyttävät digitaalisia käyntikortteja
- Oikean käyttöönottopolun valitseminen HR-tiimeille
- Hallinta: käyttöoikeudet, päivitykset ja offboarding
- Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus HR:n ja IT:n tulisi tarkistaa
- Käyttöönoton toimivuuden mittaaminen
- HR:n parhaat käytännöt
- Aloittaminen QRCodeChimp
- Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on digitaalinen käyntikortti ja miksi se päätyy HR:n pöydälle?
Digitaalinen käyntikortti on mobiiliystävällinen työntekijäprofiili, joka sisältää henkilön nimen, roolin, yhteystiedot, valokuvan, yrityksen tiedot ja linkit. Digitaalisten käyntikorttien arvo HR:lle ei ole pelkkä yhteystietojen jakaminen. Se on mahdollisuus myöntää, päivittää, hallita ja keskeyttää työntekijäkortteja kontrolloidun työnkulun kautta.
Joku skannaa QR-koodin tai avaa linkin, tarkastelee työntekijän profiilia ja tallentaa yhteystiedot puhelimeensa kirjoittamatta niitä manuaalisesti.
HR:n kannalta hyödyllinen osa ei ole pelkkä kortti, vaan kyse on korttiin liittyvästä hallinnasta. Voit luoda työntekijäkortteja yhdestä kojelaudasta, käyttää yhtenäistä brändättyä mallia, päivittää tietoja keskitetysti ja keskeyttää tai poistaa kortteja tarvittaessa. Tämä myöntämisen, brändäyksen, päivittämisen ja offboarding-hallinnan yhdistelmä on syy siihen, miksi digitaaliset käyntikortit jäävät usein HR:n, hallinnon, markkinointitoimintojen tai IT:n vastuulle sen sijaan, että ne jätettäisiin jokaisen työntekijän vastuulle.
Täydellinen työntekijän digitaalinen käyntikortti sisältää yleensä:
- Nimi, työtehtävä ja lyhyt profiilikuvaus
- Työpuhelin, sähköpostiosoite ja toimiston osoite
- Napauta tallentaaksesi ja napauta soittaaksesi -vaihtoehdot
- Profiilikuva ja yrityksen logo
- LinkedIn ja muut hyväksytyt ammatilliset linkit
- Kalenterivarauslinkki, jos sovellettavissa
- Yhteydenottolomake tai liidienkeruulomakekomponentti asiakkaisiin painiville työntekijöille
Tiimeille, jotka vielä viimeistelevät korttien sisältöä, tämä opas mitä digitaaliseen käyntikorttiin kannattaa sisällyttää voi auttaa sinua päättämään, mitkä tiedot kuuluvat työntekijäkortteihin ja mitkä jätetään pois.
Missä fyysiset käyntikortit maksavat hiljaa HR:lle
Painetut kortit näyttävät halvoilta, kunnes lasket yhteen koko tiimin työn. Jokainen ylennys, uudelleenbrändäys, puhelinnumeron vaihto, toimiston muutto tai osaston päivitys voi johtaa uuteen painosmäärään. Arvioitu 88% käyntikorteista heitetään pois viikon sisällä, joten suuri osa tuosta työstä ei koskaan pelastu kontaktiksi.
Suurempi kustannus on hallinta. Painettua korttia ei voi päivittää, seurata, keskeyttää tai vetää takaisin. Kun joku lähtee, hänen korttinsa voivat jäädä kiertoon vanhentuneilla yhteystiedoilla ja yrityksesi brändäyksellä.
Tässä sama työ, tehtynä molemmilla tavoilla:
| Mitä HR tarvitsee | Fyysiset kortit | Digitaaliset käyntikortit |
|---|---|---|
| Päivitä otsikko tai numero | Tulosta erä uudelleen | Muokkaa kerran, niin tulevat skannaukset näyttävät uudet tiedot |
| Pidä kaikki bränditietoisina | Toivottavasti jokainen tilaus noudattaa brändiohjeita | Käytä yhtä hyväksyttyä brändättyä mallipohjaa |
| Tiedä, toimivatko kortit | Ei näkyvyyttä | Seuraa skannauksia, sijaintia, laitetta ja sitoutumistietoja |
| Työntekijän poistumisen käsittely | Kortit pysyvät liikkeessä | Keskeytä tai poista kortti kojelaudasta |
| Myönnä kortit 200 uudelle työntekijälle | Suunnittele, tilaa, odota ja jaa | Luo ja jaa kortteja joukkona nopeammin |
Kuinka HR-tiimit käyttävät digitaalisia käyntikortteja
Useimmat HR-käyttötapaukset tiivistyvät neljään tehtävään: korttien myöntämiseen, tiedon ajantasaisuuden ylläpitämiseen, työntekijöiden verkostoitumisen tukemiseen ja yrityksen hallinnan ylläpitämiseen. Jokainen näistä korvaa hitaan manuaalisen prosessin jollain helpommin hallittavalla.
QR-koodit työntekijöiden tunnuksissa ja painetuissa korteissa: HR-tiimit voivat lisätä QR-koodin työntekijöiden tunnuksiin, perehdytyskortteihin, tulostettuihin käyntikortteihin tai tapahtumalippuihin. Skannaus avaa työntekijän nykyisen yhteystietoprofiilin, joten fyysinen kortti pysyy puhtaana ja sen takana olevat tiedot pysyvät ajan tasalla. Tämä tukee yhteystietojen jakamista, mutta ei korvaa virallisia työntekijätunnuksia, kulkukortteja, turvallista henkilöllisyyden varmennusta tai rakennusten kulunvalvontajärjestelmiä.
Verkostoituminen asiakaskohtaamiseen liittyviin rooleihin: Myyntiedustajat, rekrytoijat, markkinoijat, konsultit ja kenttätiimit jakavat yhteystietoja jatkuvasti. Digitaalinen käyntikortti auttaa heitä jakamaan varmennettuja yhteystietoja nopeasti ja vähentää puhelinnumeroiden kirjoitusvirheiden tai paperikorttien katoamisen riskiä.
Liidien kerääminen, ei vain yhteystietojen jakaminen: Kiinteäkenttäisen kaksisuuntaisen yhteydenpidon jakamiseen tarkoitetun yhteydenottolomakkeen tai mukautettuja kenttiä käyttävän liidienkeruulomakkeen avulla työntekijät voivat kerätä myös toisen henkilön tiedot. Nämä yhteystiedot voivat tukea CRM:ää ja seurantatyönkulkuja tuettujen integraatioiden tai automaatiotyökalujen avulla. Asiakaspalvelutiimit saavat mukaansa tietoa, jonka perusteella he voivat toimia, eivätkä vain kättelyä.
Nopea pääsy työntekijöiden yhteystietoprofiileihin: HR-tiimit voivat käyttää digitaalisia käyntikorttilinkkejä helpottaakseen hyväksyttyjen työntekijöiden yhteystietojen käyttöä ja jakamista. Tämä on hyödyllistä rekrytoijille, myyntitiimeille, alueellisille tiimeille, johdolle ja tapahtumaedustajille. Digitaaliset käyntikortit voivat tukea yhteystietojen jakamista, mutta niiden ei pitäisi korvata HRMS-järjestelmää, sisäisiä hakemistoja, pääsynhallintajärjestelmiä tai luottamuksellisia työntekijätietokantoja.
Oikean käyttöönottopolun valitseminen HR-tiimeille
Oikea käyttöönotto riippuu siitä, kuinka monta korttia tarvitset ja kuinka paljon haluat hallita sitä, kuka niitä luo tai päivittää. QRCodeChimp tukee useita käyttöönottopolkuja, ja monet HR-tiimit siirtyvät pienestä pilottivaiheesta suurempaan käyttöönottoon käyttöönoton kasvaessa.
| Sinun tilanne | Paras polku | Mistä aloittaa |
|---|---|---|
| Muutama toisto tai lentäjä | Luo kortteja yksittäin | Digitaaliset käyntikortit |
| Kymmeniä tai satoja rekrytointeja kerralla | Luo joukkona laskentataulukosta | Joukkoluonnin vaiheet |
| Työntekijöiden tulee pyytää omat korttinsa | Hyväksyntään perustuva työnkulku | Hyväksyntäpohjaiset kortit |
| Yrityksenlaajuinen käyttöönotto, johon osallistuvat IT ja tietoturva | Yrityskäyttöönotto | Yritysten digitaaliset käyntikortit |
Täydellinen vaiheittainen asennusprosessi, mukaan lukien joukkoluonti, korttien jakelu, työntekijöiden päivityspyynnöt ja entisten työntekijöiden korttien keskeyttäminen, lue oppaamme aiheesta digitaalisten käyntikorttien käyttöönotto organisaatioissa.
Yksittäisen luonnin menetelmä toimii hyvin pilottihankkeessa, jossa on yksi myyntiryhmä, rekrytointitiimi tai johtoryhmä.
Joukkoluonti on parempi vaihtoehto, kun HR tarvitsee useiden työntekijöiden kortteja kerralla. Se auttaa tiimejä luomaan työntekijäkortteja nopeammin standardoidusta mallista ja laskentataulukkopohjaisista tiedoista. Näin monet tiimit käsittelevät perehdytysaaltoja, osastojen julkaisuja ja tapahtumavalmiita kortteja. Voit myös jaa digitaalisia käyntikortteja tiimisi kanssa linkin tai QR-koodin kautta. Jos sinun on päivitettävä olemassa olevia kortteja myöhemmin, voit muokkaa digitaalisia käyntikortteja joukkona kojelaudasta.
Kun työntekijöiden on pyydettävä omia korttejaan poikkeamatta brändistään, hyväksyntään perustuva työnkulku auttaa. Työntekijät lähettävät tietonsa lomakkeen kautta, ja kortti luodaan hyväksytyn mallin pohjalta, kun HR on tarkistanut pyynnön. Sinä valvot korttia ilman, että jokin kortti suunnitellaan manuaalisesti.
Yrityksen laajuisten ohjelmien osalta QRCodeChimp tukee kertakirjautumista (SSO), Active Directory (Microsoft Entra ID) -integraatiota, keskitettyä hallintaa ja white labelingia. Alusta on myös SOC 2 -sertifioitu, mikä auttaa HR- ja IT-tiimejä täyttämään tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusodotukset.
Hallinta: käyttöoikeudet, päivitykset ja offboarding
Työntekijäkorttien myöntäminen on vasta ensimmäinen askel. Pitkän aikavälin arvo syntyy korttien pitämisestä ajan mittaan ajan tasalla, brändättyinä ja hallittuina.
Jaa pääsy, jota aiemmin kutsuttiin nimellä Jaettu muokkausoikeus, antaa työntekijöiden hallita omia korttejaan, kun taas henkilöstöhallinto tai järjestelmänvalvoja valvoo niitä keskitetysti. Käyttöoikeustasosta riippuen työntekijät tai esimiehet voivat muokata korttitietoja, tarkastella kerättyjä yhteystietoja ja vastauksia tai tarkastella analytiikkaa ilman täyttä tilin käyttöoikeutta.
Tämä auttaa vähentämään toistuvia päivityspyyntöjä. Esimerkiksi työntekijä voi päivittää sallittuja tietoja, kuten puhelinnumeron, profiilikuvan tai sosiaalisen median linkin, kun taas yritys säilyttää tilin, mallin, brändäyksen ja käyttöönoton hallinnan.
Kaksi HR:lle tärkeintä kontrollihyötyä:
Päivitykset ilman uudelleenjulkaisua: Muuta otsikkoa, puhelinnumeroa, toimiston sijaintia tai linkkiä kerran, niin jokaisella seuraavalla skannauksella näytetään päivitetty versio. QR-koodi ja URL-osoite voivat pysyä samoina, joten painettuja materiaaleja ei tarvitse muuttaa.
Offboarding-ohjaus: Kun työntekijä lähtee, henkilöstöosasto tai ylläpitäjä voi keskeyttää digitaalisen käyntikortin hallintapaneelista, jolloin profiili ei ole enää aktiivinen. Joukkoluoduissa ja kertakirjautumisen kautta luoduissa korteissa ylläpitäjän tulee poistaa työntekijätietue, kun korttia ei enää tarvita. Active Directory -integraation avulla kortti poistetaan automaattisesti, kun työntekijä poistetaan Active Directorysta.
💡Lue lisää: Päätöksenteosta, kenellä on mikäkin käyttöoikeustaso ja kuka säilyttää lopullisen hallinnan, katso kohta digitaalisen käyntikortin käyttöoikeudet.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus HR:n ja IT:n tulisi tarkistaa
Työntekijäkortit sisältävät ammatillisia yhteystietoja, joten niiden taustalla oleva alusta on yhtä tärkeä kuin ulkoasu. Ennen digitaalisten käyntikorttien käyttöönottoa henkilöstöhallinnon ja IT:n tulisi tarkistaa, miten alusta käsittelee käyttöoikeuksia, yksityisyyttä, tietoturvaa ja datanhallintaa.
Tärkeitä tarkistuksia ovat GDPR-vaatimustenmukaisuus, SOC 2 -sertifiointi, roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, arkaluontoisten sivujen salasanasuojaus, hallitut käyttöoikeudet ja white label -merkinnät, jos yrityksesi haluaa korttien olevan omalla verkkotunnuksellaan.
QRCodeChimp tukee yrityskeskeisiä tietoturva- ja hallintaominaisuuksia laajemmissa käyttöönottoissa. Digitaalisen käyntikortin turvallisuus- ja tietosuojaopas kertoo, mitä on tarkistettava ennen käyttöönottoa.
Käyttöönoton toimivuuden mittaaminen
Digitaaliset käyntikortit antavat HR-, myynti- ja markkinointitiimeille jotain, mitä painetut kortit eivät voi tarjota: näkyvyyttä.
Analytiikkapaneeli näyttää skannausten kokonaismäärän, sijaintitiedot, laitetiedot ja aikaan perustuvat sitoutumistiedot. Näiden raporttien avulla ymmärrät, mitkä tiimit käyttävät korttejaan, mitkä tapahtumat tai kosketuspisteet ajavat skannauksia ja missä käyttöönottoa saatetaan tehostaa.
HR:n osalta analytiikka voi tukea käyttöönoton seurantaa. Myynti- ja rekrytointitiimien osalta se voi auttaa mittaamaan offline- ja online-vuorovaikutusta kokousten, tapahtumien, kampuskierrosten ja konferenssien jälkeen.
💡Lue lisää: QR-koodien analytiikkaopas selittää, miten näitä tietoja luetaan ja käytetään.
HR:n parhaat käytännöt
Digitaalisen käyntikortin onnistunut käyttöönotto edellyttää selkeää omistajuutta, johdonmukaista mallipohjaa ja yksinkertaista päivitysprosessia. Nämä käytännöt auttavat henkilöstöhallintoa pitämään ohjelman hyödyllisenä julkaisun jälkeen.
- Käytä hyväksyttyä brändättyä mallipohjaa joten jokainen kortti heijastaa yrityksen identiteettiä johdonmukaisesti.
- Suunnittelu ensin mobiililaitteille koska useimmat ihmiset avaavat työntekijäkortit puhelimella.
- Päätä, mitä kenttiä työntekijät voivat päivittää ennen käyttöoikeuden myöntämistä.
- Käytä jaettua käyttöoikeutta vähentääksesi järjestelmänvalvojan työtä säilyttäen samalla keskitetyn valvonnan.
- Lisää kortteja aloitus- ja poistumislistoihin joten korttien myöntämisestä ja keskeyttämisestä tulee osa työntekijän elinkaarta.
- Käytä joukkoluontia suuremmille tiimeille sen sijaan, että luotaisiin kortteja manuaalisesti.
- Aseta QR-koodit hyödyllisiin kosketuspisteisiin kuten painetut kortit, sähköpostiallekirjoitukset, työntekijöiden tunnukset, tapahtumakojut, perehdytyspaketit ja rekrytointimateriaalit.
- Tarkista analytiikka tapahtumien ja käyttöönottojen jälkeen nähdäkseen, käyttävätkö työntekijät todella korttejaan.
Aloittaminen QRCodeChimp
QRCodeChimp tarjoaa HR-tiimeille yhden paikan työntekijöiden digitaalisten käyntikorttien luomiseen, brändäämiseen, hallintaan ja mittaamiseen pienestä pilottihankkeesta koko yrityksen laajuiseen käyttöönottoon.
Tiimit voivat luoda kortteja yksi kerrallaan, luoda kortteja joukkona, käyttää hyväksyntäpohjaisia työnkulkuja, myöntää jako-oikeuksia, tarkastella analytiikkaa ja skaalata yritystason ominaisuuksilla, kuten kertakirjautumisella, Active Directory -integraatiolla, white label -toiminnolla, alatileillä ja keskitetyllä hallinnalla.
QRCodeChimp tukee myös yhteystietojen keräämistä ja seurantaa. Yhteydenottolomakkeiden, liidien keräämislomakekomponenttien ja tekoälykorttiskannerin kautta kerätyt yhteystiedot ovat saatavilla kojelaudan Yhteystiedot-kohdassa ja käyttäjän digitaalisessa käyntikortissa. Sieltä käyttäjät voivat soittaa, lähettää sähköpostia, tekstiviestejä ja lisätä tunnisteita seurannan järjestämiseksi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten voin antaa digitaalisia käyntikortteja useille työntekijöille kerralla?
Käytä joukkoluontia, kertakirjautumista tai Active Directory -integraatiota. Jos haluat tehdä joukkoluonnin, luo yksi brändätty pääkortti, täytä laskentataulukko työntekijän tiedoilla ja luo jokainen kortti yhdessä erässä. joukkoluonnin vaiheet selitä prosessi.
Voivatko työntekijät luoda omia korttejaan rikkomatta brändäystä?
Kyllä. Hyväksyntäpohjaisen työnkulun avulla työntekijät voivat lähettää tietonsa lomakkeen kautta. Kortti luodaan hyväksytystä mallistasi sen jälkeen, kun HR on tarkistanut pyynnön, joten jokainen kortti pysyy yhtenäisenä.
Mitä kortille tapahtuu, kun työntekijä lähtee?
HR tai ylläpitäjä voi keskeyttää työntekijän digitaalisen käyntikortin kojelaudasta, jolloin se ei ole enää aktiivinen. Joukkoluotujen ja kertakirjautumisen kautta luotujen korttien osalta ylläpitäjä voi tarvittaessa poistaa työntekijätietueen. Active Directory -integraation avulla kortti poistetaan automaattisesti, kun työntekijä poistetaan Active Directorysta.
Onko se riittävän turvallinen työntekijöiden tiedoille?
Digitaaliset käyntikortit sopivat hyväksytyille ammatillisille yhteystiedoille. HR:n ja IT:n tulisi tarkistaa käyttöoikeuksien hallinta, tietosuojakäytännöt, vaatimustenmukaisuus, käyttöoikeuksien hallinta ja tarvittaessa salasanasuojaus. QRCodeChimp tukee yrityksen tietoturva- ja hallintaominaisuuksia laajemmissa käyttöönottoissa. Katso turvallisuus- ja yksityisyysopas lisätietoja.
Toimiiko se hakemistomme tai HR-järjestelmiemme kanssa?
QRCodeChimpn yritysratkaisu tukee SSO:ta, Microsoft Entra ID:tä ja Active Directory -integraatiota. Tämä auttaa suurempia organisaatioita yhdistämään digitaalisten käyntikorttien luomisen, päivitykset ja offboardingin olemassa oleviin identiteetin työnkulkuihin.
Voivatko digitaaliset käyntikortit auttaa myynti- ja rekrytointitiimejä hankkimaan liidejä?
Kyllä. Asiakkaisiin painivat työntekijät voivat käyttää digitaalisia käyntikortteja yhteystietojen keräämiseen Yhteydenottolomakkeen tai Liidien keräämislomakekomponentin kautta. QRCodeChimp tukee myös tekoälykorttiskanneria paperikäyntikorttien skannaamiseen. Kerätyt yhteystiedot ovat saatavilla kojelaudan Yhteystiedot-kohdassa ja käyttäjän digitaalisessa käyntikortissa nopeampaa seurantaa varten.
Kuinka paljon voimme säästää painettuihin kortteihin verrattuna?
Säästöjä syntyy vähentämällä toistuvia tulostusmääriä, välttämällä uudelleentulostuksia jokaisen työntekijän tietojen muutoksen jälkeen ja antamalla tiimeille yhden muokattavan kortin, joka pysyy ajan tasalla. Voit verrata vanhojen tulostuskustannuksiasi digitaalisten korttien käyttöön ja skannausanalytiikkaan arvioidaksesi vaikutusta.
saatat pitää myös
Kuinka valita oikea QR-koodigeneraattori ravintolaasi varten
Vertaile ruokalistapäivityksiä, brändäystä, analytiikkaa, skannausrajoituksia ja usean sijainnin ominaisuuksia valitaksesi oikean QR-koodigeneraattorin ravintolaasi varten.
Digitaaliset käyntikortit: Täydellinen opas
Opi, mikä digitaalinen käyntikortti on, miten se toimii, mitä siihen kannattaa sisällyttää ja miten sitä voi jakaa. Katso hyödyt, parhaat käytännöt ja tiimin käyttötapaukset.
Dynaamiset QR-koodit: Miten ne toimivat ja milloin niitä käytetään
Dynaamisen QR-koodin avulla voit muuttaa tulostetun koodin osoitusta tulostamatta sitä uudelleen. Tässä kerrotaan, miten dynaamiset QR-koodit toimivat, mitä ne seuraavat ja milloin niitä kannattaa käyttää.
Vaiheittainen prosessi digitaalisten käyntikorttien luomiseen joukkona
Opi käyttämään joukko QR-koodigeneraattoria luomaan ja jakamaan henkilökohtaisia digitaalisia käyntikortteja koko tiimillesi.
Suosituin
Ota yhteyttä myyjään
