QR-koodit tapahtumille: Minne ne sijoitetaan, mitä linkitetään ja miten tuloksia seurataan

Tapahtuman järjestäminen tarkoittaa monen asian samanaikaista hoitamista: sen mainostamista, ilmoittautumisten keräämistä, ihmisten ohjaamista tapahtumapaikalle, aikataulujen jakamista, sisäänpääsyn hallintaa, samoihin kysymyksiin vastaamista yhä uudelleen ja uudelleen, liidien hankkimista ja palautteen keräämistä tapahtuman päätyttyä.

Pelkkä printti ei riitä kaiken välittämiseen. Juliste ilmoittaa tapahtumasta, mutta siihen ei voi ilmoittautua. Banneri näyttää tapahtumapaikan nimen, mutta ei avaa reittiohjeita. Lippu vahvistaa sisäänpääsyn, mutta ei kerro, että aikataulu on juuri muuttunut.

Tapahtumien QR-koodit kurovat umpeen tätä kuilua. Ne yhdistävät fyysiset kosketuspisteet, kuten julisteet, liput, merkit, banderollit, pöytäteltat, lentolehtiset ja sisääntulotiskit, digitaaliseen toimintoon, jonka osallistuja suorittaa puhelimellaan. Hyödynnät ovat vähemmän manuaalisia vaiheita tiimillesi, sujuvampi kokemus osallistujille ja mitattava sitoutuminen.

Mitä ovat tapahtumien hallinnan QR-koodit?

Tapahtumanhallinnan QR-koodi on skannattava koodi, joka yhdistää fyysisen tapahtuman kosketuspisteen digitaaliseen toimintoon: rekisteröitymiseen, lipun ostamiseen, aikataulun katseluun, tapahtumapaikan löytämiseen tai palautteen antamiseen.

Yleisin tyyppi on tapahtuman QR-koodi. QRCodeChimp'S tapahtuman QR-koodi generaattorissa skannaus avaa brändätyn tapahtumasivun, joka sisältää tietosi yhdessä paikassa: otsikko ja järjestäjä, päivämäärä ja aika, sijainti karttalinkkinä, lyhyt kuvaus, yhteystiedot ja toimintakehotuspainike lippujen ostamiseen, ilmoittautumiseen tai rekisteröitymiseen. Voit myös osoittaa koodin muihin kohteisiin, kuten ilmoittautumislomakkeeseen, PDF-ohjelmaan tai palautekyselyyn, tavoitteesta riippuen.

Koska sivu sijaitsee dynaamisen koodin takana, voit muokata sitä koodin tulostamisen jälkeen ja seurata jokaista skannausta. Molemmilla on merkitystä tapahtumissa, joissa yksityiskohdat muuttuvat ja uudelleentulostus on kallista.

Miksi tapahtumatiimit käyttävät QR-koodeja

Tapahtumat toimivat edelleen offline-näkyvyyden varassa: julisteet, lentolehtiset, banderollit, kojut ja tapahtumapaikan kyltit. Näitä materiaaleja on vaikea mitata ja mahdotonta päivittää tulostuksen jälkeen. QR-koodit ratkaisevat molemmat ongelmat. Juliste voi edistää ilmoittautumisia, merkki voi tukea verkostoitumista, pöytäteltta voi kerätä palautetta, ja jokainen skannaus lasketaan, joten voit nähdä, mitkä sijoittelut herättävät huomiota, ja ohjata koodin uudelleen ilman uudelleentulostusta. Osallistujat saavat vastauksia ilman jonotusta, ja henkilökuntasi ei enää joudu vastaamaan samoihin aikataulukysymyksiin. ohjeetja WiFi.

Mihin tapahtumissa kannattaa linkittää QR-koodeilla?

Oikea kohde riippuu siitä, mistä koodia skannataan ja mitä toimintoa haluat. Yksinkertainen tavoitekartta:

• Promotion: rekisteröintisivu, lipunvaraus, tapahtuman aloitussivu, tarjous tai tapahtumapaikan kartta
• Osallistujan tiedot: aikataulu, puhujaluettelo, istunnon esityslista, PDF-esite, pysäköinti, WiFi tai usein kysytyt kysymykset
• Entry: tapahtumaliput, RSVP-vahvistus, sisäänkirjautumistiedot tai osallistujan vahvistus
• Live -sitoutuminen: kyselyt, palautelomakkeet, kysymysten lähettäminen, kilpailut, sponsoritarjoukset tai lataukset
• Seuranta: palautelomakkeet, valokuvagalleriat, tallenteet, todistukset, seuraavan tapahtuman sivu tai liidilomake

Tärkein sääntö: älä lähetä jokaista koodia geneeriselle kotisivulle. Julistekoodin tulisi avata rekisteröityminen, poistumiskoodin palautteenanto, kojukoodin liidilomakkeen avaaminen ja tikettikoodin sisäänpääsy. Yhdistä kohde skannaushetkeen.

Alla olevat osiot käyvät läpi jokaisen sijoittelun ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen.

Missä QR-koodeja käytetään ennen tapahtumaa

Ennen tapahtumaa tavoitteena on muuttaa kiinnostus toiminnaksi: ilmoittautumiseksi, varaukseksi, tallennetuksi päivämääräksi tai vastatuksi kysymykseen.

Tapahtumajulisteet ja -lehtiset

QR-koodilla varustettu tapahtumajuliste voi ohjata ihmiset suoraan ilmoittautumiseen, lippujen varaamiseen tai tapahtumasivulle. Sijoita koodi julisteen alaosaan, pois reunoista ja taitosviivoista, lisää lyhyt ohje, kuten "Skannaa rekisteröityäksesi", ja jätä sen ympärille tyhjää tilaa, jotta se skannautuu siististi.

Tapahtumabannerit ja ulkomainokset

Bannerit näkyvät kaukaa, joten bannerin QR-koodin on oltava riittävän suuri, jotta se voidaan skannata ihmisten todellisesta sijainnista. Käytä niitä yksinkertaisiin toimintoihin, kuten rekisteröitymiseen, reittiohjeisiin tai lippujen varaamiseen, älä sivuille, jotka vaativat paljon lukemista paikan päällä.

Kutsut ja sähköpostit

Painetut ja digitaaliset kutsut sekä sähköpostikutsut voivat sisältää koodin tapahtumasivulle, RSVP-lomakkeelle, lippusivulle tai lisää kalenteriin -linkin, jotta kutsutut tallentavat päivämäärän yhdellä skannauksella. Tämä korvaa erillisten linkkien ketjun yhdellä kohteella, jonka voit pitää ajan tasalla.

Sosiaalisen median ja printtimainokset

Sanomalehtimainokset, aikakauslehtien avajaiset, mainostaulut ja sosiaalisen median luovat materiaalit voivat kaikki sisältää tapahtumakoodeja, ja offline-sijoittelut tulevat lopulta mitattavaksi, kun ne ovat. Jos sinulla on useita kampanjoita samanaikaisesti, käytä erillistä koodia kanavaa kohden, jotta näet, tuottavatko julisteet, lentolehtiset, printtimainokset vai kumppanien tarjoukset eniten skannauksia. Sesonkiaikaisiin julkaisuihin meidän ohjaavat Syksyn tapahtumien QR-koodimarkkinointi näyttää, kuinka kampanja voidaan sitoa tiettyyn hetkeen.

Missä QR-koodeja käytetään tapahtuman aikana

Koodien tulisi auttaa osallistujia löytämään tietoa ja suorittamaan toimintoja nopeasti tapahtumapäivänä ilman jonottamista henkilökunnan jäsenen luo.

Sisäänkirjautuminen ja vastaanotto

Sisäänkirjautumisen yhteydessä koodilla voi avata lipun, vahvistaa ilmoittautumisen tai avata aikataulun. Maksullisissa tai kutsutapahtumissa anna jokaiselle osallistujalle yksilöllinen koodi. tapahtumalipun QR-koodi jaetun tapahtumakoodin sijaan, joten saat käyttöösi validoinnin, kaksoisskannauksen eston ja läsnäolon seurannan.

Tapahtumaliput

Jokaisen lipun yksilöllinen koodi tekee sisäänpääsystä nopeampaa ja luotettavampaa: skannaa vahvistaaksesi, estä kaksoismerkinnät ja pidä kirjaa reaaliaikaisesta henkilömäärästä. QRCodeChimpn lippujen validointilaite toimii selaimessa, joten sisäänpääsyhenkilökunta voi tarkistaa kulkuluvat miltä tahansa puhelimelta ilman sovelluksen asentamista, mikä on tärkeää, kun annat skannaustehtävän vapaaehtoisille tuntia ennen ovien avaamista. Käytä yleisen tapahtuman QR-koodia tietojen jakamiseen; käytä lipun QR-koodia, kun tarvitset osallistujatason vahvistuksen.

Merkit ja verkostoituminen

Osallistuja-, puhuja- ja näytteilleasettajakorttien koodit tukevat yhteystietojen jakamista ilman painettuja käyntikortteja. Puhujat voivat linkittää profiileihinsa, tiimit yrityksen sivulle ja näytteilleasettajat liidilomakkeeseen tai tuotesivulle. Skannaus on vasta puolet työstä; verkostoitumisen seuranta sen jälkeen tekee siitä todellisen keskustelun.

Näyttämönäytöt ja istuntohuoneet

Lavanäytöllä olevalla koodilla voi avata esityslistan, kerätä yleisökysymyksiä, suorittaa kyselyn, jakaa dioja tai kerätä palautetta. Usean istunnon tapahtumissa linkittävät huoneiden aikatauluihin, puhujien esittelyihin tai QR-koodilla varustettuun istumapaikkakarttaan.

Sponsorikojut ja näytteilleasettajien kojut

Sponsorit ja näytteilleasettajat voivat kerätä liidejä, jakaa esitteitä, tarjota alennuksia tai varata demoja koodin avulla, mikä on parempi kuin tapahtuman jälkeen kadonneiden esitteiden jakaminen. Se antaa kävijöille yhden selkeän toiminnon ja näytteilleasettajille mitattavissa olevan käsityksen kiinnostuksesta.

Tukipisteet ja tiedotusalueet

Muutamat koodit tapahtumapaikalla vähentävät toistuvia kysymyksiä. Aseta niitä neuvontapisteille, ruokatiskeille ja infotauluille ja jaa aikataulu, tapahtumapaikan kartta, Wi-Fi-tiedot, ruokalista, pysäköinti, hätäyhteystiedot, löytötavaralomake ja palautelomake. Osallistujat voivat palvella itse, ja henkilökuntasi saa hengähdystauon.

Missä QR-koodeja käytetään tapahtuman jälkeen

Tapahtuma ei pääty poistumiseen. Seurannassa kerätään palautetta, etsitään liidejä, jaetaan sisältöä ja suunnitellaan seuraavaa tapahtumaa.

Palaute kokoelma

Lisää palautekoodi paikoihin, joissa ihmiset luonnostaan ​​pysähtyvät: poistumisporteille, kiitoskortteihin, ruokailutiloihin tai seurantasähköpostiin. Linkitä se lyhyeen lomakkeeseen ja pyydä osallistujia arvioimaan sessioita, puhujia, tapahtumapaikkaa tai kokonaisvaltaista kokemusta, kun se on vielä tuoretta.

Valokuvat, tallenteet ja resurssit

Käytä koodeja jakaaksesi valokuvagallerioita, puhujatiedostoja, sessiotallenteita, sertifikaatteja ja latauksia. Koodi, jonka avulla vieraat voivat yhteistyössä tapahtumakuvien parissa tarjoaa myös käyttäjien luomaa sisältöä seuraavaa käyttökertaa varten.

Seuraavan tapahtuman mainos

Lisää toistuviin tapahtumiin kiitossähköposteihin, todistuksiin tai tapahtuman jälkeisiin sosiaalisen median julkaisuihin koodi, joka linkittää seuraavan tapahtumasi sivulle, ennakkoilmoittautumiseen tai yhteisöryhmään. Sama dynaaminen koodi, jota käytit tänä vuonna, voi ohjata ensi vuoden ilmoittautumiseen, kun päivität kohteen.

Parhaat käytännöt QR-koodien käyttöön tapahtumissa

Koodi toimii vain silloin, kun se on helppo lukea ja osoittaa johonkin hyödylliseen. Muutamalla tavalla on merkitystä.

Kerro ihmisille, miksi skannataYhdistä jokainen koodi lyhyeen, tarkkaan ohjeeseen, kuten ”Skannaa rekisteröityäksesi”, ”Skannaa saadaksesi ohjeita” tai ”Skannaa antaaksesi palautetta”. Ohjeen tulee vastata sen taustalla olevaa toimintoa.
Tee kohteesta mobiilipainotteinen: Lähes kaikki skannaavat puhelimella, joten sivun on latauduttava nopeasti ja oltava luettavissa pienellä näytöllä. Jos linkität PDF-esityslistan, varmista, että se on luettavissa mobiililaitteella.
Käytä dynaamisia koodeja, kun yksityiskohdat voivat muuttua: Puhujat, ajat ja huoneet vaihtuvat. Dynaaminen koodi mahdollistaa kohteen päivittämisen tulostuksen ja skannausten jälkeen, mikä on tärkeää julisteiden, banderollien, merkkien ja lippujen kohdalla.
Testaa ennen tulostamista: Skannaa lopullinen versio eri puhelimilla, etäisyyksillä ja valaistuksessa. Testaa banderolleja ja mainostauluja todellisessa tulostuskoossa, äläkä vain näytöllä.
Käytä erillistä koodia sijoittelua kohden: Yksi koodi kaikkialla piilottaa toimivan. Erilaiset koodit julisteille, esitteille, kojuille ja vastaanottotiskeille antavat sinun vertailla suorituskykyä ja parantaa sitä.
Pidä suunnittelu siistinä: Pidä koodin ympärillä vahvaa kontrastia ja tyhjää tilaa ja vältä runsaita taustoja, joita on vaikea havaita tai lukea.

QR-koodit tapahtumamarkkinointiin

Tapahtumamarkkinointi leviää julisteiden, sosiaalisen median, printtimainosten, kumppaniverkostojen, sähköpostin ja sponsorisijoittelun kautta. QR-koodit yhdistävät nämä kanavat laskettaviin toimiin.

Yliopiston julisteessa oleva koodi näyttää, kuinka monta ihmistä skannasi rekisteröityäkseen. Sponsorikojun koodi näyttää, kuinka monta kävijää oli kiinnostunut tarjouksesta. Mainoslehtinen koodi näyttää, herättikö offline-jakelu todella kiinnostusta. Koska dynaamisia koodeja voi muokata ja mitata, voit myös seurata skannauksia ja osallistujamääriä reaaliajassa ja ohjata kampanjan uudelleen ilman uudelleentulostusta. Kun ilmoittautuminen sulkeutuu, lähetä sama koodi odotuslistalle, live-striimiin tai seuraavan tapahtuman sivulle. Tämä muuttaa offline-mainostuksen joksikin, jota voit mitata ja säätää sen sijaan, että toivoisit sen toimivan.

Tapahtuman QR-koodi vs. tapahtumalipun QR-koodi

Nämä kaksi sekoittuvat, ja väärä valinta luo kitkaa. Yksinkertainen sääntö: tapahtuman QR-koodi jakaa saman sisällön kaikkien kanssa, kun taas tapahtumalipun QR-koodi on jokaiselle osallistujalle ainutlaatuinen.

	Tapahtuman QR-koodi	Tapahtumalipun QR-koodi
Kenelle se on tarkoitettu	Kaikki näkevät saman sisällön	Ainutlaatuinen jokaiselle osallistujalle
Päätyö	Mainosta, tiedota ja sitouta	Vahvista sisäänpääsy ja hyväksy
Tyypillinen käyttö	Julisteet, aikataulut, kartat, palaute, sosiaalinen media	Liput, ilmoittautumiset, sisäänkirjautuminen, kulunvalvonta
Mitä se seuraa	Skannaukset, sijainti, laite	Läsnäolo, kaksoisskannausyritykset

Mainostatko työpajaa julisteiden avulla? Käytä tapahtuman QR-koodi linkitetty rekisteröintiin.

Myönnetäänkö liput rekisteröityneille osallistujille? Käytä tapahtumalipun QR-koodi vahvistamaan sisäänpääsyä ovesta.

Useimmissa tapahtumissa käytetään molempia: toista huoneen täyttämiseen ja toista läpikulkijoiden hallintaan.

Miten QRCodeChimp auttaa tapahtumatiimejä

QRCodeChimp antaa tapahtumatiimien luoda, brändätä, hallita ja seurata koodeja koko tapahtumassa. Voit luoda koodeja tapahtumasivuille, ilmoittautumislinkeille, kartoille, PDF-tiedostoille ja palautelomakkeille – kaikki dynaamisina koodeina, joita voit muokata tulostuksen jälkeen ja mitata skannausten avulla.

Kun tarvitset sisäänpääsyn vahvistusta, tapahtumalippujen QR-koodiratkaisu luo yksilöllisiä lippuja, tukee sisäänkirjautumista, hallinnoi ilmoittautumisia ja seuraa läsnäoloa. Suuremmissa tai toistuvissa ohjelmissa joukkoluonti, kansiot, alatilit, analytiikka ja white label -ominaisuudet pitävät brändäyksen ja seurannan yhdenmukaisena kampanjoiden, tapahtumapaikkojen ja joukkueiden välillä. Stadionit ja kongressikeskukset käyttävät samaa käsikirjaa laajasti.

Aiheeseen liittyviä oppaita tapahtumajärjestäjille

Nämä oppaat syventyvät artikkelissa käsiteltyihin osiin:

• Lipunmyynti ja sisäänpääsy: tapahtumalippujen QR-koodiopas, luo tapahtumalippujen QR-koodeja, ja viimeisin tapahtumalippujen ominaisuudet
• Päivänä: sujuvampaa sisäänkirjautumista, vahvista liput skannerisovelluksellaja istumapaikkakartan QR-koodit
• Sitoutuminen ja seuranta: verkostoitumisen jatkovinkkejä, yhteistyössä tapahtumakuvien parissaja läsnäolon seuranta
• Skaalassa: Miten stadionit ja kongressikeskukset käyttävät QR-koodeja
• Katso käytännössä: miten asiakkaat käyttävät tapahtumien QR-koodeja

Yhteenveto

Tapahtumien QR-koodit muuttavat fyysiset kosketuspisteet digitaalisiksi toimiksi. Julisteet edistävät rekisteröitymisiä, liput tukevat sisäänkirjautumista, merkit parantavat verkostoitumista, bannerit jakavat reittiohjeita, kojut keräävät liidejä ja uloskäyntien kyltit keräävät palautetta.

Tärkeintä on käyttää kutakin koodia selkeällä tarkoituksella: päättää, mitä toimintoa sijoittelulta halutaan, linkittää oikeaan kohteeseen, testata sitä ja seurata tuloksia. Tällä tavoin tehdyt QR-koodit eivät ainoastaan ​​lisää mukavuutta, vaan ne myös parantavat osallistujakokemusta, vähentävät manuaalista työtä ja tekevät tapahtumaan sitoutumisesta mitattavaa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä